Regionale samenwerking is per definitie een complex speelveld.

InterPactum werkt in het sociaal domein, met name met inkoop, beleidsontwikkeling of contractmanagement. Vaak kom je in een regionale samenwerkingsvorm terecht. Er zijn veel samenwerkingsverbanden in Nederland: voor de jeugdzorg zijn er in het land 42 jeugdregio’s, voor Beschermd Wonen is sprake van centrum gemeenten en voor de inkoop in het sociaal domein moet vanuit het ministerie in principe regionaal worden samengewerkt. Behalve dat taken binnen het sociaal domein regionaal worden of zijn georganiseerd, raken vele taken in het sociaal domein aan het veiligheidsdomein en dan kom je op het terrein van de veiligheidsregio en de veiligheidshuizen. Oftewel, regionale samenwerkingsverbanden! En het bijzondere? Ketenregie! Niet alleen gemeenten, maar ook politie/justitie, sociaal wijkteam en zorgaanbieders. In dit artikel geven we een beeld van dergelijke vraagstukken.

Hoe richt je een regionale samenwerking in?
Regionale samenwerking is per definitie een complex speelveld. Er zijn discussies over de vorm van de samenwerking:

Stap 1) Formeel of informeel?
Hoe richt je een samenwerking in? Via een Gemeenschappelijke Regeling, of zonder een formele juridische structuur. Wie heeft welk mandaat? Hoe zit de DVO in elkaar? We ervaren vaak dat een gekozen inrichting ter discussie staat naarmate het samenwerken goed gaat, of juist minder goed, zowel operationeel als bestuurlijk.

Stap 2) Samen inkopen?
Als we samen gaan inkopen, waar betaal ik dan voor? Betaal ik dan ook voor diensten die ik niet afneem, de vanuit een solidariteitsprincipe? En wie is waar verantwoordelijk voor?

Stap 3) Verdeling van de kosten
Vanuit welk principe verdelen wij de kosten? Op basis van inwonersaantal? Vanuit de inkomsten?

Wat is het doel van een regionale samenwerking?
Naast de problemen rondom de inrichting van de samenwerking, zie je ook op inhoud een aantal problemen terug:
1) het formuleren van een stip op de horizon (gezamenlijk doel);
2) het tempo waarin naar de stip wordt toegewerkt;
3) de manier waarop de stip op de horizon kan worden bereikt.

Bovenstaande vraagstukken variëren sterk per regio en per gemeente. De ene gemeente is al verder in de eigen beleidsontwikkeling, heeft minder of meer financiële problemen en heeft een betere basis dan de andere. Dat maakt dat er bij de gemeenten onderling een verschil van urgentie is, en gemeenten onderling zich als autonoom beschouwen en daarom niet geneigd zijn burenhulp te verlenen. Waarbij helpen vrij snel te vertalen is naar mee betalen.

Hoe gaat een samenwerking?
Bij samenwerking spelen personen en onderlinge relaties ook een belangrijke rol. Dat geldt zowel op ambtelijk als bestuurlijk niveau. Hoe goed kennen de mensen elkaar, hoe makkelijk leggen ze contact. Slechte persoonlijke/ bestuurlijke verhoudingen hebben grote invloed op de samenwerking. Bij verschillende regionale samenwerkingsvormen zagen wij vanuit InterPactum diverse variabelen die van invloed zijn.

 

De oplossing?
Om de samenwerking te verbeteren kan je denken aan kleine dingen als een goede planning. Wat wij vaak zien is dat stukken niet tijdig worden aangeleverd. Bestuurders hebben ambtelijk advies nodig voordat ze naar een vergadering komen en soms zelfs rugdekking vanuit hun college, daarvoor is voorbereidingstijd nodig. Hiermee creëer je meer draagvlak.
Een iets lastiger vraagstuk maar niet onmogelijk is het vertrouwen in de input vanuit de regionale samenwerking. Binnen de individuele gemeenten worden stukken vanuit de regio kritisch bekeken en wordt een deel van het proces over gedaan, vanuit de gedachte “not invented here”. Regie voeren en marginale toetsing zijn lastige begrippen. Het is belangrijk dat stukken zodanig in elkaar zitten dat marginale toetsing mogelijk is als ze vanuit de regio worden aangeleverd.

 

De kracht van een goede samenwerking
We zien bij de medewerkers die werken voor de regio met enige regelmaat de nodige frustratie ontstaan. Dat wordt geframed als gebrek aan daadkracht, gebrek aan besluitvorming. Het sluiten van compromissen die de uitvoering niet simpeler maken en eigenlijk ook niet de beste oplossing zijn, komt vaak voor vanuit de gedachte aan gemeentelijke autonomie. Het commentaar van de gemeenten op producten die door de regio worden opgeleverd. De samenwerking kan omslaan in een houding van nonchalance of onbegrip. Goede samenwerking kenmerkt zich door het serieus nemen van partijen, dus gemeenten die deelnemen aan de samenwerking leveren hun constructieve input en op tijd. Zij zijn betrokken bij gezamenlijke acties en leveren de nodige capaciteit en bij overleggen neemt iedereen deel.

 

InterPactum & haar do’s
InterPactum werkt vaak in regionale samenwerkingsverbanden. Wat zijn onze do’s?
Onze do’s vragen voortdurend de aandacht: de logistiek, de betrokkenheid ambtelijk en bestuurlijk en het zorgvuldig informeren van alle partijen ook al lijkt dat heel tijdsintensief. Van groot belang is verder draagvlak op alle niveaus binnen de gemeenten voor de samenwerking. Dat betekent dat werken aan regionale onderwerpen en dingen samen met de regio doen op dezelfde manier wordt gewaardeerd als alleen werken voor de eigen gemeente. Dat betekent ook dat beschikbaar stellen van capaciteit voor regionale klussen vlot tot stand komt. Ambtelijk wordt er verantwoordelijkheid gevoeld en er wordt verantwoordelijkheid genomen. Er wordt niet telkens naar de regio gekeken en gewezen of er geen andere manier en andere oplossing is.

Voor medewerkers die werken voor de regio is onderlinge verbinding belangrijk. Een gezamenlijke werkplek of eigen kantoor / bureau. Je kunt dan steun zoeken bij elkaar. Het is ook belangrijk dat er een duidelijke leidinggevende is. Met name als er geen formele structuur is, is het belangrijk om te weten, bij wie moet ik zijn als ik een probleem heb in mijn werk. Dat kan zowel werkinhoudelijk zijn, maar ook personeel technisch. Met wie kan ik praten over mijn werkdruk, bij wie meld ik me ziek en wie neemt er dan actie. Het lijkt banaal, maar is lang niet altijd goed geregeld.

Tot slot is transparantie in de bestuurlijke besluitvorming belangrijk: waarom hebben we besloten wat we hebben besloten? Waarom zijn we wel of niet solidair met een bepaalde gemeente.
Hierbij helpt het als de onderlinge afhankelijkheid groter is. Als gemeenten het idee hebben, dat ze in het uiterste geval wel uit de samenwerking kunnen stappen omdat ze het alleen ook wel kunnen, dan is het vinden van compromissen lastiger. Bij gemeenten die afhankelijk van elkaar zijn, is het van belang dat zowel bestuurlijk als ambtelijk voldoende helder is, waarom een of enkele gemeenten de toon zetten en daarmee andere gemeenten blokkeren.

 

Betrokken adviseurs
Anneke Ros – anneke@interpactum.nl
06 53 21 22 06

 

Ranesh Balla – ranesh@interpactum.nl
06 25 14 34 65