Je bent nooit alleen maar een contractmanager!
De laatste jaren ben ik werkzaam bij gemeenten als contractmanager Sociaal Domein. De veelzijdigheid is één van de dingen die ik zo gaaf vind.
Gepubliceerd op 20 december 2021
Inwoners hebben soms zorg- of ondersteuningsvragen, met als doel om zo goed mogelijk zelfstandig het leven te leiden wat zij willen. De gemeenten hebben een zorgplicht voor haar inwoners en werken samen met specialistische zorgaanbieders om de inwoner te helpen bij deze zorgvragen. De samenwerking tussen gemeenten en zorgaanbieders wordt vastgelegd in contracten, waar bijvoorbeeld afspraken instaan over de kwaliteit van de geleverde zorg. De invulling van de contracten hangt af van de strategische keuzes van de gemeenten. Keuzes die gemaakt worden bij de inkoop, zoals contracten afsluiten op basis van de goedkoopste prijs of beste kwaliteit, hebben grote invloed op de latere uitvoering van het contract.
In het sociaal domein gaat het over kwetsbare inwoners en niet alleen cijfers
Contractmanagement is niet op zichzelf staand en maakt deel uit van een keten: (1) inkoop gaat over waarde (finding the value), waarna (2) het contract geïmplementeerd en gemanaged moet worden (getting what is agreed) en (3) leveranciersontwikkeling (improving what you already have).
Als contractmanager kun je verschillende rollen vervullen. Onderstaand ga ik in op de voor mij meest voorkomende rollen en wat ik belangrijk vind in die verschillende rollen.
Contractbeheerder
Contractadministratie moet de interne organisatie voorzien van adequaat inzicht in de afspraken die zijn gemaakt. Dat kunnen de afspraken vanuit het contract zijn, maar dit kan ook betekenen dat leveranciers managementrapportages aanleveren met relevante data over bijvoorbeeld budget en de doorstroom. Een manier om dit visueel te maken is in een dashboard. Dit kan handig zijn voor de beeldvorming, maar geeft slechts een weergave van de werkelijkheid. Het bespreken en toetsen van dit beeld met de zorgaanbieder is daarin essentieel, lettende op dat het in het sociaal domein gaat over kwetsbare inwoners en niet alleen cijfers.
Prestatiemanager
De relevante Kritieke Prestatie Indicators (KPI’s) worden gemeten en waar nodig wordt er bijgestuurd. Dit bijsturen hoeft niet noodzakelijk te gebeuren door de gemeenten. Het liefst is er sprake van een relatie waarbij de zorgaanbieder zelf communiceert over de voortgang van de relevante KPI’s en eventuele verbeteracties zelf voorstelt. Ik noem bewust relevante KPI’s, want in de contracten met de gemeenten staan soms tal van KPI’s.
Prestatiemanagement gaat al in op hoe er beter gepresteerd kan worden. Echter, het is ook belangrijk om stil te staan bij wanneer het goed gaat en deze successen te vieren. Dit betekent namelijk dat de inwoner de gepaste zorg of ondersteuning krijgt, wat uiteindelijk het gezamenlijke doel is.
Het is waardevol om vooraf een risicoanalyse te maken op het contract, zodat je vroegtijdig kan bijsturen op de impact of op de kans dat dit voorkomt. Mochten de prestaties ondermaats zijn dan kan een escalatieladder nuttig zijn voor om gestructureerd stappen te zetten.
Relatiemanager
Een contractmanager heeft goede relaties nodig met zowel de interne (gemeentelijke collega’s) als externe (zorgaanbieders) stakeholders. Alhoewel de positionering van de contractmanager verschilt per gemeente, ervaar ik de contractmanager echt als de spin in het web. Een stakeholder-analyse kan een bijdrage leveren om de verschillende relaties inzichtelijk te maken. Iedere stakeholder zal namelijk een eigen belang hebben, die mogelijk met elkaar kunnen conflicteren. Heldere communicatie en verwachtingsmanagement zijn dan eigenschappen die hierbij niet mogen ontbreken.
Samenwerkingspartner
Naast dat je bezig bent met het kijken naar de afspraken in het contract, liggen er wellicht ook nog extra kansen in het verschiet. In de dialoog met de zorgaanbieder kun je elkaars vraagstukken en uitdagingen bespreken en bezien in hoeverre er vanuit samenwerking meerwaarde gecreëerd kan worden. Wanneer bij beide partijen de wil en het vermogen om hierop te investeren aanwezig is, kun je van een opdrachtgever-opdrachtnemers relatie naar een partnerschap toewerken. Het sociaal domein is dynamisch, waarbij er naast bestaande vraagstukken ook nieuwe opkomen. Wanneer wij echte vooruitgang willen maken in het sociaal domein, dan is dit partnerschap wenselijk.
